TUGAS
MAKALAH ADMINISTRASI PERKANTORAN
PENGAWASAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
DISUSUN OLEH :
MELKI
AKADEMI
MANAJEMEN ADMINISTRASI YOGYAKARTA
PROGRAM STUDI MANAJEMEN ADMINISTRASI
KONSENTRASI MANAJEMEN OBAT DAN FARMASI
2015/2016
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Salah satu dari lima fungsi dasar manajemen adalah
kontrol atau pengawasan, yang berfungsi membantu memastikan apakah aktivitas
yang dilakukan pegawai administrasi sesuai dengan hasil yang diinginkan.Selain
itu fungsi ini juga dapat digunakan pegawai administrasi sesuai dengan hasil
yang diinginkan.Selain itu,fungsi ini juga dapat digunakan untuk memfasilitasi
bagaimana melakukan perbaikan pada hal tersebut. Selain itu pelaporan administrasi
perkantoran juga sama pentingnya.Hal ini bertujuan untuk pertanggung jawaban
atas administrasi sebuah organisasi atau perkantoran. Tidak dilaksanakannya
kedua fungsi ini oleh seorang manajer administrasi atau lifecycle akan
mengkibatkan kurang efektifnya proses administrasi, yang ada pada gilirannya
akan berpengaruh terhadap kinerja departemen, devisi maupun stakeholders
yang lain. Pengkontrolan yang baik pada suatu departemen tidak berdampak
optimal bagi suatu organisasi apabila pengawasan pada departemen lainnya tidak
dilakukan sebagaimana mestinya. Untuk itulah, melakukan atandarisasi pengawasan
di setiap bagian, baik yang bersifat kualitatif maupun kuantitatif, mutlak
dilakukan untuk mendapatkan tingkat kinerja yang diharapkan.
B.
Rumusan Masalah
·
Bagaimana sistem pengawasan administrasi perkantoran ?
·
Bagaimanasistempelaporanadministrasiperkantoran
?
C.Tujuan
·
Mengetahuisistempengawasanadministrasiperkantoran
·
Mengetahuisistempelaporanadministrasiperkantoran
BAB II
PEMBAHASAN
PENGAWASAN ADMINISTRASI
PERKANTORAN
· SecarafilosofisPengawasanatau controlling yaitu proses
pengamatanpelaksanaanseluruhkegiatanorganisasiuntukmenjamin agar semuapekerjaan
yang semua di lakukanberjalansesuaidenganrencana yang
telahditentukansebelumnya.
· Pengawasanbisadidefinisikansebagaisuatuusahasistematisolehmanajemenbisnisuntukmembandingkankinerjastandar,rencana,atautujuan
yang
telahditentukanterlebihdahuluuntukmenentukanapakahkinerjasejalandenganstandartersebutdanuntukmengambiltindakanpenyembuhan
yang
diperlukanuntukmelihatbahwasumberdayamanusiadigunakandenganseefektifdanseefisienmencapaitujuan.
·
Administrasiadalahusahadankegiatanyang
berkenaandenganpenyelenggaraankebijaksanaanuntukmencapaitujuan
·
Administrasidalamartisempitadalahkegiatan
yang
meliputicatatmencatat,suratmenyurat,pembukuanringan,ketikmengetik,agenda,dansebagainya
yang bersifatteknisketatausahaan.
·
Administrasidalamartiluasadalahseluruh
proses kerjasamaantaradua orang
ataulebihdalammencapaitujuandenganmemanfaatkansaranadanprasaranatertentusecaraberdayagunadanberhasilguna.
·
Kantor
merupakansuatuwadah,tempatkumpulseseorang yang berkepentinganditempattersebut.
1.Proses Pengawasan
Seperti yang telah
dijelaskan bahwa pengawasan administrsi
perkantoran sangatlah penting, beberapa tujuan pengawasanadministrasi perkantoran menurut Odgers sebagai berikut :
a).Meningkatkan kinerja
organisasi secara kontinue, karena kondisi persaingan semakin tinggi menuntut
organisasi untuk setiap saat mengawasi kinerjanya.
b).Meningkatkan efisiensi dan
keuntungan bagi organisasi dengan menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu atau
mengurangi penyalagunaan alat atau bahan.
c).Menilai derajat pencapaian
rencana kerja dengan hasil aktual yang dicapai, dan dapat dipakai sebagai dasar
pemberian kompensasi bagi seorang pegawai.
d).Mengoordinasikan beberapa
elemen tugas atau progam yang dijalankan.
e).Meningkatkan keterkaitan
terhadap tujuan organisasi agar tercapai.
Selain itu pengawasan dan pelaporan administrsi kantor memiliki beberapa
manfaat antara lain :
·
Membantu memaksimalkan
keuntungan yang akan diperoleh organisasi.
·
Membantu pegawai dalam
meningkatkan produktivitas karena kesadaran akan kualitas dan kuantitas output
yang dibutuhkan.
·
Menyediakan alat ukur
produktivitas pegawai atau aktivitas yang objektif bagi organisasi.
·
Mengidentifikasi beberapa
hal yang membuat rencana tidak sesuai dengan hasil aktual yang dicapai, dan
memfasilitasi permodifikasiannya.
·
Membantu mencapai kerja
sesuai tingkat atau deadline yang ditetapkan.
Adapun unsur-unsur yang harus dipenuhi dalam proses pengawasan agar dapat
berjalan secara optimal adalah sebagai berikut :
Faktor-faktor yang
diawasi. Sebelum pengawasan dilakukan seyogyanya stakeholders internal
diberikan pemahaman tentang faktor-faktor apa saja yang akan diawasi. Tentu
saja, pengawasan terhadap faktor yang tidak terlalu penting akan mengakibatkan
waktu dan tenaga terbuang secara sia-sia. Misalnya, pada departemen
administrasi penjualan, penyelesaian order penjualan merupakan faktor penting
yang diawasi guna mengukur keefektifan dari fungsi pengolahan data penjualan
yang dilakukan.
Identifikasi hasil yang
diharapkan. Identifikasi parameter yang kurang jelas mengenai hasil yang
diinginkan dari aktivitas pekerjaan yang dilakukan membuat pengawasan tidak
akan berjalan dengan efektif. Untuk itulah, keterlibatan semua pihak (termasuk
pihak yang akan diawasi) mutlak diperluakan, bila perlu organisasi dapat
mengundang konsultan untuk menentukan alat ukur yang akan digunakan.
Pengukuran kinerja.
Sebelum hasil aktual dan hasil yang diinginkan dibandingkan, hasil aktual harus
diukur. Dalam beberapa hal, pengukuran ini juga menjelaskan output kuantitas.
Dalam organisasi yang menerapkan konsep TQM, pengukuran lebih ditekankan pada
seberapa baik pelangan dilayani oleh organisasi, selain itu, hasil dari
aktivitas yang akan dilakukan dikuantifikasikan, misalnya pendistribusian surat
edaran dari pihak manajemen terlaksana maksimal 1 hari setelah ditandatangani,
atau order pembelian akan dipenuhi dengan time limit 3 hari setelah order
dilakukan.
Aplikasi tindakan
pembenahan. Apabila hasil aktual kurang dari hasil yang diterapkan, perlu
dilakukan tindakan koreksi untuk memperkecil gap yang terjadi dengan
mengimplementasikan hal yang dianggap perlu. Misalnya, dalam pemenuhan order pembelian yang akan terealisasi maksimal 3 hari setelah
order dilakukan tetapi ketika sudah waktunya belum tercapai, ternyata fasilitas
komunikasi antara divisi administrasi penjualan dengan gudang tidak
difasilitasi dengan alat komunikasi yang memadai, sehingga perlu ditunjang
dengan alat komunikasi yang representatif.
Terdapat tiga proses yang harus dilakukan dalan mengontrol pekerjan
administrasi kantor :
1). Mendefinisikan parameter pekerjaan yang akan diawasi. Hal ini akan membantu pegawai untuk mengetahui tingkat kinerja yang
diharapkan terhadap mereka dan secara efektif dapat mencapainya. Manajer dapat
melakukannya dengan melakukan hal-hal berikut :
·
Penetapan tujuan, dalam
beberapa penelitian yang berbeda, tempat maupun budaya menunjukkan bahwa tujuan
yang telah ditetapkan dapt meningkatkan kinerja pegawai. Peningkatan ini diperoleh
karena pegawai cenderung memberikan perhatian lebih dan mendorong mereka untuk
mencapainya jika tujuan atau target yang harus dicapai dijelaskan secara
detail, seperti peningkatan kepuasan pelanggan sebesar 10% dalam setahun atau
pengurangan biaya telepon sebesar 15% dalam setahun.
·
Standar ukuran. Merupakan
syarat mutlak agar pegawai dapat mencapai kinerja yang diharapkan apabila alat
ukurnya ditetapkan secara objektif. Untuk itulah, tujuan hendaknya ditetapkan
sedetail mungkin sehingga pengukuran yang objeektif dapat dilakukan. Misalnya,
tujuan organisasi “menjadikan organisasi lebih baik” sangat sulit untuk
diukur.dalam hal ini terdapat dua standart ukur yang dapat digunakan oleh
organisasi :
Standart terukur,
merupakan standart kerja yang dapat diidentifikasikan dan diukur dengan mudah.
Misalnya, teller di sebuah bank ditargetkan untuk melayani 20 orang dalam
menyelesaikan transaksi (penarikan, penyimpanan, maupun pembayaran), sehingga
rata-rata nasabah dapat dilayani selama 3 menit.
Standart tak terukur,
merupakan standart kerja yang sulit untuk dikuantifikasikan dan
·
Pengukuran, merupakan inti
dari pengkontrolan administrasi kantor. Hendaknya pengukuran ini dilakukan
secara reguler, bisa per kuartal maupun semester, untuk menjamin tercapainya
tujuan secara konsisten. Apabila penetapan tujuan maupun ukuran telah dilakukan
dengan baik, namun proses pengukuran kinerja tidak dilakukan sebagaimana
mestinya, maka akan menyebabkan keseluruhan proses pengkontrolan tidak berjalan
sebagaimana mestinya.
2. Memfasilitasi kinerja yang hendak dicapai. Apabila proses pertama telah dilakukan, Manajer administrasi hendaknya
memberikan feedback kepada pegawai mengenai apa yang harus dilakukan
untuk meningkatkan kinerja mereka sesuai dengan target yang ditetapkan.
Pemberian umpan balik ini hendaknya diiringi dengan pemberian fasilitas yang
memadai bagi karyawan untuk mencapainya. Beberapa hal yang dapat dilakukan
antara lain :Mengurangi hambatan yang ada, misalnya peralatan kantor yang ada
sudah out of date (penggunaan komputer dengan kecepatan processor 486
MHz, sedangkan aplikasi yang dijalankan menuntut penggunaan processor di atas
2 GHz ); kurang efesiennya desain tempat kerja, atau bisa juga disebabkan
kurang efektifnya desain kerja. Untuk itulah, hendaknya manajer administrasi
senantiasa mendengarkan pendapat atau keluhan dari bawahan guna mengurangi
hambatan dalam mencapai tujuan.
·
Menyediakan sumber daya
yang memadai untuk penyelesaian kerja, misalnya sumber daya modal, bahan,
maupun manusia. Meskipun hambatan telah dikurangi oleh manajer administrasi,
namun sumber daya yang dapat digunakan sangat terbatas (jumlah pegawai yang
dibutuhkan untuk penyelesaian suatu pekerjaan seharusnya 5 orang, namun hanya
tersedia 3 orang), maka tujuan mustahil akan tercapai.
·
Memberikan perhatian
penuh dalam perekrutan pegawai, hal ini didasari bahwa tujuan hendaknya dicapai
pada saat yang tepat, tempat yang sesuai, dan orang yang tepat. Kualifikasi
pegawai yang dibutuhkan tidak boleh lebih dan tidak boleh kurang, misalnya
pegawai yang direkrut untuk bagian duplikasi (foto kopi) adalah seorang sarjana
informatika atau pembuatan sistem administrasi merekrut pegawai yang baru lulus
dari sekolah kejuruan. Hendaknya perekrutan juga tidak hanya mendasarkan pada
strata pendidikan yang dimiliki pelamar, namun faktor lain juga perlu
dipertimbangkan, seperti pengalaman kerja, kompetensi yang dimiliki, dan
seterusnya.
3. Memotivasi pegawai, yang harus dilakukan oleh manajer administrasi agar pegawai senantiasa
tertantang untuk mencapai target yang ditetapkan dan secara konsisten serta
persisten mencapainya. Beberapa hal yang dapat dilakukan adalah :Memberikan
imbalan yang dihargai oleh pegawai, pemberian ini harus didiskusikan terlebih
dahulu dengan pegawai mengenai hal apa yang penting buat mereka, apakah
peningkatan gaji, fasilitas, cuti, pengakuan, dan lain-lain. Hasil survey ini
akan dijadikan penentuan sistem imbalan bagi pegawai, dan imbalan tersebut
dapat menyerap keinginan para pegawai.
·
Memberikan imbalan secara
tepat dalam hal jumlah dan waktunya, apabila pegawai memenuhi target yang
ditetapkan, organisasi harus memberikannya secara tepat sesuai dengan yang
dituangkan dalam peraturan hal ini sangat penting untuk menjaga kredibilitas
organisasi di mata pegawai dan memberikan motivasi bagi pegawai untuk
selalu mencapai target yang telah ditetapkan.
·
Memberikan imbalan secara
adil, hal ini penting dilakukan untuk menjaga ketidakpuasan dari masing-masing
pihak. Apabila pencapaian kerja dilakukan secara berkelompok, hendaknya manajer
administrasi juga mendapatkan input dari masing-masing anggota kelompok
mengenai kinerjanya. Masukan ini dapat dijadikan dasar pemberian imbalan yang
adil bagi setiap kelompok kerja yang dimaksud.
Fungsi pengawasan biasanya diasosiasikan negatif oleh anggota organisasi,
karena pada dasarnya manusia tidak suka diawasi. Fungsi ini juga dapat
memengaruhi hubungan dengan pegawai yang bersangkutan jika terpaksa dilakukan
langkah pembinaan atau pembenahan dari kondisi kerja yang sekarang. Untuk itu,
demi tercapainya tujuan organisasi, hendaknya staf yang bertugas melakukan
fungsi ini mempunyai sikap empati dan kooperatif dengan departemen yang lain.
Hal utama yang menjadi dasar dalam pemilihan seorang pengawas adalah
mempunyai kesempatan yang cukup guna mengamati kinerja pegawai dalam periode
waktu tertentu. Berikut adalah beberapa orang yang dapat dijadikan pengawas
atau penilai 1).Supervisor, yang mempunyai kesempatan lebih banyak dan
bertanggung jawab atas kinerja langsung anak buahnya. Hal ini yang mendasari
kontrol dari supervisor banyak dipakai pada setiap organisasi.
2).Teman sekerja, yang didasari atas
kenyataan tidak setiap saat atasan dapat memonitor kinerja anak buahnya, dan
yang merasakan baik tidaknya kinerja seorang pegawai adalah teman sekerjanya,
terlebih mereka tergabung dalam sebuah tim kerja. Hendaknya penilaian atau
kontrol oleh teman kerja bukanlah secara umum, namun hal khusus yang berkaitan
dengan kesediaan yang bersangkutan untuk membantu yang lain. Fungsi kontrol ini
akan lebih efektif jika organisasi memberikan kesempatan kepada penilai unutk
memberikan umpan balik yang bersifat positif dan negatif, mengumpulkan pendapat
anggota yang lain, dan berdiskusi langsung dengan yang bersangkutan, sehingga
efektivitas pengawasan akan meningkat.
3).Bawahan, merupakan salah satu
umpan balik dalam proses pengawasan yang baik. Banyak studi yang menemukan
bahwa pengawasan yang diberikan oleh bawahan berdampak positif terhadap kinerja
atasan, misalnya mengenai efektivitas mereka berkomunikasi dengan bawahan
maupun jenis kepemimpinan yang dimiliki, sedikit banyak akan memengaruhi
kinerja pegawai administrasi. Untuk itulah, pengawasan yang dilakukan bawahan
perlu dipertimbangkan oleh sebuah organisasi.
4).Menilai diri sendiri, yang bisa dijadikan
bahan untuk perbaikan proses kerja sesuai dengan harapan pegawai dan bisa
mengurangi sikap desensif mereka dalam proses pengawasan. Kontrol
terhadap diri sendiri ini juga baik sebagai bahan konseling bagi pegawai dalam
pengembangan dirinya.
5).Pelanggan, yang cukup penting dalam
proses pengawasan bagi pegawai administrasi yang berhubungan langsung dengan
pelanggan atau konsumen suatu organisasi atau perusahaan. Pengawasan yang
dilakukan dengan pelanggan akan menunjukkan seberapa puas mereka terhadap
layanan yang diberikan, terutama oleh pegawai yang dimaksud. Hal ini juga akan
meningkatkan loyalitas pelanggan, karena rasa memiliki terhadap organisasi atau
perusahaan tersebut.
6).Komputer, merupakan salah satu
pengawas terbaru pada administrasi perkantoran. Kebanyakan dari perusahaan di
A.S memonitor penggunaan internet dan email pekerjanya yang menggunakan
komputer perusahaan. Hal ini didasari adanya kenyataan bahwa penggunaan
internet untuk keperluan pribadi lebih kurang 6 jam dalam seminggu. Komputer
juga dapat digunakan untuk mengontrol penyelesaian pekerjaan seorang pegawai
dalam penyelesaian transaksi yang menggunakan sistem terintegrasi yang membuat
manajer administrasi bisa menganalisis kemacetan penanganan pelanggan terjadi
pada bagian atau pegawai mana, sehingga penanganan bisa cepat dilakukan.
7).Umpan balik 360 derajat, semakin populer di
Amerika dimana sepertiga organisasi atau perusahaan memakainya. Ada beberapa
alasan bagi popularitas penggunaan pengawas dari seluruh sisi ini, yaitu
penggunaan kontrol dari dimensi yang berbeda dapat menangkap kompleksitas
kinerja seorang pegawai, kontrol dari atasan akan semakin kuat apabila semua
pihak menyatakan hal yang sama dan yang bersangkutan akan lebih menyadari
kondisi kinerjanya sekarang, dan sebagainya.
2. Pengawasan Kualitas
Sesuai dengan tujuannya, organisasi melakukan pengawasan untuk meningkatkan
efisiensi dan efektivitas sebuah aktivitas kerja di kantor pada rentang
waktu tertentu. Untuk menghasilkan pengukuran yang baik, evaluasi harus
didasarkan pada data yang akurat. Kontrol terhadap kualitas mencakup
evaluasi atas keakuratan pekerjaan yang dilakukan, dan kontrol kuantitas lebih
mengarah pada kuantifikasi komponen-komponen evaluasi agar tujuan yang
ditetapkan dapat tercapai.
Beberapa cara atau teknik yang dapat dilakukan dalam melakukan pengawasan
kualitas adalah sebagai berikut :
a)Inspeksi total, berupa pengecekan
menyeluruh terhadap seluruh unit kerja atau tugas yang dilakukan oleh pegawai
dan menjelaskan apakah standart kualitas minimum sudah tercapai, dan bila
belum, bagaimana memperbaikinya. Misalnya, dengan melakukan pengecekan ulang
terhadap hasil pengetikan suatu proposal, apakah sesuai dengan kaidah EYD atau
penghitungan ulang terhadap tagihan yang akan dikirimkan kepada pelanggan.
Namun teknik ini kurang efektif jika frekuensinya terlalu sering, apalagi tanpa
alasan yang kuat, karena pegawai akan merasa terlalu diawasi sehingga membuat
kerja tidak kondusif.
b)Pengecekan pada area tertentu, dilakukan melalui
pengecekan kinerja pegawai di suatu departemen atau devisi tertentu, seperti
departemen keuangan, yang dilakukan secara periodik. Penggunaan komponen
statistik akan menambah validitas data yang diperoleh dalam fungsi pengawasan.
c)Pengontrolan Kualitas dengan statistik. Apabila inspeksi total belum diperlukan dan pengecekan pada devisi
tertentu tidak terlalu akurat, manajer administrasi dapat menggunakan tehnik
ini dengan memakai data yang berbasis sampel yang dipilih untuk menjamin
validitas dan reliabilitas hasil pengukuran.
d).Kesalahan nihil, merupakan tehnik
preventif terhadap potensi kesalahan yang dilakukan oleh pegawai sejak pertama
kali mengerjakan tugasnya. Hal ini juga dapat memotivasi pegawai untuk selalu bebas
dari kesalahan. Ketika teknik ini diterapkan mereka seyogyanya diberikan
imbalan yang setimpal atas tiadanya kesalahan yang dilakukan dan peningkatan
kinerja yang telah dilakukan.
Total Quality Management adalah program yang diimplementasikan untuk
menjamin tercapainya kualitas manajemen di organisasi. TQM sangat perlu
dilakukan dalam administrasi perkantoran yang berpijak pada :
·
Kepuasan pelanggan. Hal
ini dianggap penting karena pelanggan yang puas akan menjadi pelanggan yang
loyal dan meningkatkan pendapat bagi perusahaan. Sebagian besar penelitian
menemukan bahwa pelanggan yang loyal kepada sebuah organisasi biasanya hanya
kurang lebih 20% dari populasi pelanggan, namun mereka menyumbangkan laba
terhadap perusahaan atau organisasi sebesar kurang lebih 60% hingga 80%. Untuk
itulah, hendaknya kepuasan pelanggan menjadi orientasi utama bagi sebuah
organisasi.
·
Pengukuran statistik yang
akurat. Setelah standar ditetapkan oleh organisasi dan disosialisasikan ke
seluruh bagian, keakuratan pengukuran hasil kerja mutlak diperlukan guna
menghasilkan keputusan yang tepat berdasarkan data statistik kinerja yang
dilakukan pegawai. Kesalahan pengukuran akan mengakibatkan pengambilan
keputusan yang salah dan akan merugikan organisasi.
·
Perbaikan secara
terus-menerus terhadap produk maupun layanan yang diberikan. Hal ini perlu
diperhatikan karena perbaikan terhadap produk atau jasa yang dianggap kurang
baik dilakukan secara kontinue lambat laun akan meningkatkan kualitas menajemen
dan membuat puas seluruh stakeholders.
·
Bentuk hubungan baru
dengan pegawai. Meningkatnya kebutuhan akan tim kerja dan pemberdayaan pegawai
merupakan bentuk hubungan baru yang dihasilkan dari diimplementasikannya
program TQM.
3. Pengawasan Kuantitas
Untuk memulai pengontrolan, hendaknya organisasi mulai dengan mengumpulkan
data aktivitas administrasi di kantor dan dijadikan dsar untuk penetapan
standart kuantitas. Pengukuran ini didesain untuk mendefinisikan dan
menggambarkan apa yang diharapkan dari pelaksanaan sebuah kerja, baik dari
pegawai maupun dari pihak organisasi. Seperti biasanya, kudari waktu ke waktu
volume pekerjaan berfluktuasi. Ketersediaan dat yang terukur akan menjadi
informasi yang berguna bagi pengelolaan kerja administrasi, terutama bagi
pekerjaan yang berfluktuasi.
Untuk mengontrol fluktuasi pekerjaan kantor terdapat beberapa tindakan yang
dapat dilakukan antara lain :
a).Overtime, banyak
perusahaan yang menambah jam kerja (lembur) untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
dengan deadline yang terbatas atau karena volume pekerjaan yang menumpuk.
Misalnya, banyak pekerjaan di organisasi atau bank akan meningkat volumenya
menjelang akhir tahun (tutup buku), karena adanya keharsan untuk mempertanggung
jawabkan kinerjanya kepada stakeholders. Walaupun hal ini dapat diantisipasi
dengan menyusun laporan secara periodik, namun fenomena ini tidak bisa
dihindari. Untuk itu, manajer administrasi harus menyadari adanya potesi
penurunan produktivitas jika terdapat penembahan jam kerja bagi pegawai karena
rasa lelah yang menyertainya.
b).Temporary help. Jika
penambahan jam kurang memadai atau kurang tepat dilakukan, pemakaian tenaga
temporer dalam menghadapi peak season dapat dilakukan. Dapat dibayangkan
jika Matahari Departement Store menghadapi musim lebaran atau liburan akan
dibanjiri konsumen yang berbelanja. Solusi yang paling tepat adalah dengan
mengangkat tenaga temporer dengan durasi kerja sepanjang peak season
yang diperkirakan akan terjadi.
c).Part-time help. Jika
fluktuasi terjadi secara reguler, menyewa tenaga paruh waktu juga dapat
dilakukan. Misalnya, pada Ruang Baca FE UNAIR yang mempunyai jam kerja panjang
(07.00-19.00) akan membutuhkan tenaga paruh waktu yang membantu melayani
mahasiswa antara pukul 16.00-19.00.
d).Floating work unit.
Beberapa organisasi telah mengembangkan unit kerja yang akan dipakai jika
mereka memang diperlukan dalam penyelesaian proyek dengan volume kerja yang
tinggi atau time limit yang terbatas.
e).Cycle billing. Banyak
organisasi yang mempunyai jumlah pelanggan yang besar mengimplementasikan
tehnikini untuk mengurangi antriyan layanan yang akan dilakukan. Misalnya, pada
bank BNI di loket pembayaran listrik akan dibagi perkelurahan dengan waktu
layan yang berbeda. kelurahanAirlangga dan Gubeng di Surabaya akan dilayani
tanggal 1-10 stiap bulannya, dan kelurahan-kelurahan lainnya pada tanggal
yang lain untuk mengurangi antrian layanan, mengingat kecenderungan sebagian
besar pelanggan PLN akan membayar mendekati deadline pembayaran yang
ditentukan.
4. Metode Pengawasan Alternatif
Beberapa isu strategis perlu dipertimbangkan oleh manajer administrasi
dalam melaksanakan fungsi pengawasan, seperti tujuan dari pelaksanaan kontrol,
sikap manajer dan pegawai, frekuensi pelaksanaan, dan sumber juga data yang
digunakan untuk pengawasan. Selain dua jenis pengawasan yang telah dijelaskan
sebelumnya, terdapat jenis pengawasan alternatif, yaitu :
a).Behavior-oriental rating
methods, yang merupakan metode penilaian kinerja yang berorientasi pada
perilaku pegawai, dengan membandingkan kinerja karyawan yang satu dengan yang
lain. Ada 4 tehnik yang dapat digunakan :
·
Teknik deskripsi, penilai
memberikan deskripsi kepada bawahannya mengenai kekuatan, kelemahan, dan
potensi dari pegawai yang dinilai. Namun sistem ini reliabilitasnya kurang,
mengingat setiap penilai mempunyai penekanan dan subjektivitas tersendiri
terhadap masing-masing pegawai.
·
Teknik ranking, dengan
menyebutkan pegawai mana yan bekinerja paling bagus, dan seterusnya. Pemberian
ranking ini bisa melibatkan tim penilai atau masing-masing supervisor.
·
Behavior cheklist, yaitu
tehnik yang menyediakan daftar perilaku yang berkaitan dengan pekerjaan, dan
tugas penilai adalah memilih pernyataan mana yang sesuai dengan kondisi kerja
pegawai. Biasanya teknik ini menggunakan skala Likert untuk mendeskripsikan
kinerja seorang pegawai.
·
Teknik skala penilaian
secara grafis, yang relatif banyak digunakan pada organisasi atau perusahaan.
Walaupun tehnik ini kurang detail, namun mudah digunakan dalam waktu yang
singkat. Tehnik ini juga mudah untuk dianalisis secara kuantitatif, dan banyak
tim penilai lebih dapat menerima karena reliabilitas dan validitasnya relatif
teruji.
·
Behaviorally anchored
rating scales (BARS), merupakan variasi dari teknik sebelumnya. Keuntungan
utama dari teknik ini adalah adanya pendeskripsian perilaku mana yng dapat
sikategorikan sebagai prestasi kerja yang memuaskan, sedang-sedang saja, dan
kurang memuaskan. Namun teknik ini membutuhkan usahan yang lebih banyak untuk
mengembangkan skala yang dapat diterima oleh semua pihak.
b).Result-oriented rating
methods, merupakan metode yang menitik beratkan pada hasil dari kerja yang
dibebankan kepada pegawai. Ada 2 tehnik yang dapat digunakan, yaitu:
·
Management by objectives,
yang didasarkan pada penetapan tujuan bagi organisai secara keseluruhan, bagi
masing-masing departemen atau devisi, maupun masing-masing pegawai. Tehnik ini
tidak mengukur perilaku pegawai, namun kontribusi mereka terhadap organisasi.
Sebelum menentukan tujuan, manajer administrasi harus mendiskusikan tujuan umum
apa yang akan dicapai untuk periode waktu tertentu (tiap kwartal, semester,
atau tahunan). Selanjutnya pembuatan rencana mengenai bagaimana dan kapan
tujuan tersebut akan tercapai, dan terakhir persetujuan mengenai kapan akan
dimulai upaya tersebut.
·
Work lanning and review,
menitikberatkan pada periodisitas penilaian rencana kerja oleh tim penilai dan
bawahan untuk mengidentifikasi tujuan yang tercapai, masalah yang harus dipecahkan,
dan training yang diperlukan.
5. Pengawasan dan Anggaran Biaya
Anggaran menurut Garisson, Noreen, dan Brewer (2005) adalah rencana detail
mengenai perolehan dan penggunaan keuangan maupun sumber daya organisasi
lainnya pada periode yang telah ditentukan. Beberapa manfaat yang dapat dipetik
oleh organisasi yang melakukan penganggaran, antara lain:
a).Anggaran mengomunikasikan
rencana manajemen ke seluruh bagian di dalam organisasi.
b).Anggaran ajan memaksa
manajer untuk memikirkan masa depan organisasi dan merencanakan bagaimana cara
mencapainya. Jika anggaran tidak dipersiapakan, manajer akan lebih banyak
berurusan dengan aktivitas harian yang akan mengaburkan pencapaian tujuan
perusahaan.
c).Proses penganggaran akan
mengalokasikan sumber daya organisasi ke seluruh bagian organisasi secara
efektif dan efesien.
d).Proses penganggaran akan
meminimalisir terjadinya bottlenecks activity (aktivitas yang kurang optimal)
e).Anggaran akan
mengoordinasi aktivitas-aktivitas di dalam organisasi dengan mengintegrasikan
rencana di masing-masing bagian.
f).Anggaran akan
mendefinisikan tujuan dan sasaran yang akan menjadi benchmarks dalam
mengevaluasi kinerja perusahaan.
6. Cara Biaya Bekerja Satu Sama Lain
Biaya atau beban perusahaan dapat dibagi dalam tiga kelompok: biaya tetap,
biaya variable, dan biaya semivariabel.
a).Biaya tetap adalah biaya
yang secara rutin dikeluarkan dan tidak terpengaruh oleh hasil produksi yang
dihasilkan.Contohnya biaya sewa, asuransi, dan pajak (karena biaya-biaya ini
tidak terpengaruh oleh fluktuasi yang berhubungan dengan output yang
dihasilkan).
b).Biaya variable memiliki
hubungan yang erat dengan hasil yang dikeluarkan, sehingga biaya yang
dikeluarkan tidak tetap. Contoh biaya variable adalah bahan baku dan
persediaan.
c).Biaya variable akan
meningkat apabila produksi meningkat, tetapi tidak secara langsung meningkat
hasil produksi. Contohnya biaya sewa mesin foto kopi. Jika lamanya pemakaian
maupun volume pemakaian kertas ditingkatkan, maka biaya perunit yang
dikeluarkan akan menurun. Misalnya, apabila mesin foto copy mengopi 500 kertas
dalam jangka waktu tertentu, biaya yang dikeluarkan perunit adlah Rp 48. Namun
jika dalam jangka waktu yang sama mesin foto kopi mengopi 750 kertas, maka
biaya perunit dapat menurun menjadi Rp 42.
7. Prinsip Pembuatan Anggaran
Untuk memfasilitasi pembuatan anggaran di kantor administrasi, terdapat 4
hal yang patut diperhatikan:
a),Keterlibatan karyawan dalam menyusun anggaran kantor administrasi. Jika
karyawan yang dilibatkan mereka memiliki kesempatan untuk secara langsung
terlibat dalam departemen tempat mereka bekerja. Hal ini akan meningkatkan
komitmen mereka untuk ikut serta mengembangkan perusahaan, terutama semakin
besarnya perhatian mereka terhadap hal-hal yang berkaitan dengan pengeluaran
biaya di departemen mereka.
b).Anggaran harus dapat merefleksikan perkiraan dari biaya operasional.
Sebagian besar orang percaya bahwa manajer yang baik adalah manajer yang mampu
menekan biaya operasional serendah mungkin. Bahkan beberapa organisasi
menjadikannya sebagai tolak ukur pemberian bonus. Misalnya, apabila manajer
dapat menekan biaya administrasi pada tingkat 80% dari anggaran yang telah
ditetapkan, maka manajer yang bersangkutan akan mendapat bonus 20% dari gaji
tetap mereka.
c).Anggaran harus dipersiapkan untuk keadaan diluar perkiraan. Anggaran
dibuat untuk periode satu tahun, sehingga perlu memperkiraan keadaan yang tidak
diduga yang mungkin akan terjadi dalam periode tersebut. Misalnya, biaya
administrasi perpelanggan pada tahun ini adalah Rp20 juta untuk 2.000
pelanggan, sedangkan pelanggan yang dapat ditarik oleh perusahaan pada periode
yang sama mencapai 2.300 pelanggan, sehingga anggaran harus disesuaikan menjadi
Rp23 juta (apabila menggunakan jumlah pelanggan sebagai basis penetapan
anggaran biaya administrasi)
d).Pegawai harus merasa menjadi kesatuan dalam anggaran. Tanpa adanya
kesatuan antara pegawai dengan anggaran yang telah dibuat, maka
pengimplementasian dari anggaran yang telah dibuat itu tidak mungkin akan
berhasil.
8. Pengendalian Anggaran
Sebagian besar organisasi akan meraih keuntungan yang meningkat
apabila penganggaran yang dilakukan cukup tepat serta teliti dan perbedaan
biaya actual dengan anggaran adalah minimal. Untuk itulah beberapa jenis
laporan yang dapat memperbandingkan kedua hal tersebut harus disiapkan oleh
Manajer Administrasi sebagai dasar pengendalian anggaran, misalnya biaya administrasi
actual per pelanggan dibandingkan dengan anggaran yang telah ditetapkan.
Sementara jumlah biaya adminisrasi actual setiap departemen maupun devisi
dibandingkan dengan anggaran dan laporan harian atau mingguan karyawan yang
membandingkan jam kerja actual dan Standar yang telah ditetapkan.
Standar biaya administrasi dapat
menggunakan benchmark atau tolak ukur dalam mengukur kinerja pegawai
admnistrasi berkaitan dengan biaya yang timbul.
9. Penyiapan Laporan Anggaran
Dalam menyiapkan laporan anggaran, beberapa hal yang perlu diperhatikan
oleh manajer adalah:
a).Situasi tertentu. Manajer dan eksekutif
mempunyai tanggung jawab yang cukup luas dan cenderung meningkat dari waktu ke
waku, mereka mempunyai sedikit waktu untuk memperhatikan seluruh kegiatan
administrasi yang berjalanlancar dan sesuai rencana. Manajer diharapkan hanya memperhatikan
situasi tertentu yang menunjukkan aktivitas administrasi yang tidak sesuai
dengan perencanaan dan anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya.
b).Ketika menampilkan angka dalam laporan, perbandingan dasar harus disajikan. Menampilkan angka tanpa menyajikan dasar perbandingan yang menjelaskan
angka tersebut akan menjadi perbandingan yang dilakukan sia-sia. Contohnya,
jika hanya menuliskan biaya telpon bulan ini adalah Rp8.567.000, atau
setidaknya menuliskan bahwa biaya bulan lalu adalah Rp6.789.000 akan memberikan
dasar bagi suatu perbandingann.
c).Membantu pembaca meringkaskan informasi laporan
sebanyak mungkin. Penulisan laporan anggaran akan membantu manajer atau eksekutif yang sibuk
dengan meringkaskan informasi yang ditampilkan pada laporan tersebut. Pada
umumnya, karena laporan ditampilkan untuk tingkat manajemen yang lebih tinggi,
maka hanya ringkasan yang dibutuhkan.
d).Laporan harus mengandung informasi yang dapat
memberikan penjelasan. Untuk membantu pembaca, penjelasan tentang laporan yang telah disusun akan
sangat berguna. Mungkin penulis mengetahui alas an mengapa pengeluaran tertentu
melebihi anggaran yang telah disetujui. Penjelasan seperti ini sebaiknya dapat
dipahami oleh setiap pihak yang membaca laporan tersebut.
e).Laporan harus standar.Membuat laporan yang berformat sama dari waktu ke waktu akan membantu
pembaca. Ketika membaca format yang standar, pembaca dapat memahami dengan
cepat informasi penting yang mirip dengan laporan sebelumnya. Dengan
menstandarkan format laporan akan memudahkan pembaca membandingkan informasi
yang terkandung dalam satu laporan dengan laporan lain.
10. Kontrol Biaya
Daftar berikut menjelaskan beberapa hal penting dlam
pengontrolan biaya:
a).Mengembangkan standar biaya pada beberapa kegiatan administrasi perkantoran
b).Mengembangkan kesadaranakan biaya yang ditimbulkan pada karyawan.
c).Membantu pengembangan prosedur operasi yang efesien.
d).Mengalokasikan biaya kegiatan administrasi perkantoran sesuai dengan fungsi
yang dilakukann
e).Mengetahui kegiatan administrasi perkantoran yang tidak efesien dan
mempersiapkan solusi untuk membenahinya.
Namun tidak semua administrasi perkantoran perlu dikontrol biayanya.
Misalnya, penerapan system pengarsipan elektronis yang tentunya
membutuhkan training dan melibatkan semua tenaga administrasi perlu dilakukan
tanpa melakukan control biaya yang harus dikeluarkan, karena tanpa training
yang layak, pegawai akan kurang mengetahui bagaimana system tersebut akan
berjalan.
11. Teknik untuk Mengontrol
Biaya Kegiatan AdministrasiPerkantoran
Untuk mengontrol
biaya administrasi perkantoran, biaya kegiatan administrasi perkantoran aktual
dibandingkan dengan standar biaya yang telah ditetapkan. Jika biaya aktual
melebihi perkiraan, manajer harus dapat menentukan alasan dari kondisi tersbut.
Selanjutnya, manajer administrasi dapat membuat rencana perbaikan dengan
mengembangkan kembali sistem dan prosedur kegiatan administrasi perkantoran
hingga mencapai tingkat kinerja yang dibutuhkan. Ada beberapa teknik yang dapat
digunakan untuk mengontrol biaya kegiatan administrasi perkantoran, yaitu :
a).Standar Biaya. Dengan meneapkan standar biaya dari
setiap kegiatan administrasi yang dilakukan, proses pengontrolan akan lebih
mudah dilakukan oleh manajer. Contoh berikut mengilustrasikan penggunan teknik
biaya standar. Anggaplah bahwa standar biaya yang digunakan PT. Asuransi “ABC”
untuk memproses klaimasuransi kesehatan adalah Rp25.000 per klaim. Namun pada
beberapa perusahaan asuransi terlihat bahwa pemrosesan seratus klaim hanya
memakai biaya sebesar Rp225.000. Ini berarti bahwa unit biaya yang dikeluarkan
perusahaan seharusnya Rp22.500 per klaim atau lebih besar Rp2.500 dari standar
biaya yang ditetapkan oleh industri. Untuk itu, diperlukan penyelidikan untuk mengetahui
mengapa biaya perusahaan melebihi standar tersebut dan bagaimana mencapai
standar biaya sebagaimana yang dicapai oleh industri.
b).Studi Analisis Biaya. Cara ini digunakan untuk
memperbandingkan biaya periode saat ini dengan periode sebelumnya. Contohnya,
gaji bulan ini dibandingkan dengan gaji pada bulan yang sama tahun lalu. Jika
angka ssat ini lebih besar dari pada angka tahun lalu, maka alasan
kanaikan harus diteliti. Karena teknik ini sangat berpengaruh terhadap inflasi
dan kenaikan biaya kegiatan administrasi perkantoran, maka diperlukan untuk
mengetahui bahwa kenaikan biaya tersebut terjadi semata-mata diakibatkan oleh
pengaruh inflasi atau karena fungsi administrasi yang tidak efisien.
c).Mengambil Tindakan Koreksi. Apila biaya aktual melebihi biaya yang
telah dianggarkan, fungsi pengontrolan biaya akan sangat diperlukan untuk
mengoreksi hal tersebut hingga biaya yang dikeluarkan sesuai dengan anggaran.
Manajer administrasi perkantoran atau supervisor bertanggung jawab untuk
mengambil tindakan yang tepat saat diperlukan. Karena banyak karyawan
beranggapan bahwa kontrol sebagai hukuman, orang yang bertanggung jawab
atas tindakan koreksi harus menjaga keadilan dan kebebasan, karena tidak semua
orang bereaksisama atas tindakan koreksi. Berikut adalah beberapa alasan biaya
aktual melebihi biaya yang diperkirakan :
1) Prosedur kerja tidak efektif;
2) Karyawan tidak dilatih secara baik
untuk mengerjakan tugas yang diberikan;
3) Peralatan yang berfungsi kurang baik;
4) Perlengkapan tidak memiliki kualitas
dengan situasi;
5) Karyawan tidak mempunyai kesadaran akan
biaya yang ditimbulkan
12. Mengontrol Biaya Perkantoran
Unsur
terpenting dari perkantoran adalah biaya penentuan apakah biaya aktual melebihi
biaya yang sudah dianggarkan. Jika biaya aktual melebihi biaya yang
dianggarkan, tindakan koreksi akan diperlukan. Salah satu tindakan untuk
mengontrol biaya adalah memberikan latihan untuk mencegah kelebihan biaya.
Berikut adalah saran yang dapat diberikan :
a).Biaya
Perorangan. Karena memiliki porsi yang paling besar dalam biaya
perkantoran, mengontrol gaji perorangan akan memberikan fleksibilitas yang
lebih besar dibandingkan dengan mengontrol biaya di area lain. Gaji perorangan
dapat dikontrol dengan beberapa cara. Salah satunya adalah dengan memastikan
bahwa jumlah pegawai pada tiap unit pekerjaan sesuai dengan jumlah pekerjaan
yang perlu dilakukan.
b).Biaya
Perlengkapan dan Material. Karena sebagian besar pekerjaan perkantoran
menyangkut penggunaan perlengkapan, forms, dan material, biaya penggunaannya
harus diperhatikan oleh Manajer Administrasi. Salah satu cara yang signifikan
untuk mengontrol biaya ini adalah dengan meminimalkan penggunaan
perlengkapan kantor yang kurang relevan dengan pekerjaan administrasi yang
dilakukan. Pada sebagian besar instansi, cara yang diambil untuk mengontrol hal
ini adalah dengan menggaji karyawan yang telah terlatih atau dengan melatih
karyawan yang telah ada. Biaya perkantoran juga dapat diatur dengan menggunakan
alat yang dapat diganti dengan perlengkapan lain. Biaya perlengkapan juga dapat
dokontrol dengan menggunakan sistem persediaan (inventory) yang efisien.
Sistem pesediaan yang kurang efektif akan mengakibatkan kelebihan persediaan
pada perlengkapan yang satu dan kekurangan pada yang lain. Dengan menyusun
kebutuhan perlengkapan berdasarkan prediksi tingkat kegiatan yang akan
dilakukan, penggunaan biaa akan dapat diminimumkan.
c).Biaya Peralatan. Karena beberapa peralatan kantor yang
telah dibeli oleh organisasi kurang dapat diandalkan, maka biaya perawatan
menjadi tinggi. Untuk itu, sebelum membeli peralatan kantor yang mahal, manajer
administrasi harus menyelidiki apakah peralatan tersebut dapat diandalkan dalam
melakukan kegiatan administrasi perkantoran. Setelah peralatan dibeli, catatan
perawatan harus dijaga. Namun, jika biaya perawatan terlau tinggi dibandingkan
dengan peralatan lain, maka peralatan itu sebaiknya dijual meskipun sudah tidak
dipakai beberapa tahun. Biaya peralatan juga dapat dikontrol dengan mencari
peralatan yang cocok dengan kegunaannya. Beberapa peralatan mungkin
teralucanggih dan jika fiturnya tidak terlalu berguna untuk proses kerja saat
ini, maka pembeliannya haris ditunda. Namun, jika peralatan canggih tersebut
akan semakin dibutuhkan pada masa yang akan datang, pembeliannya perlu
diperhitungkan dengan terlebih dahulu melakukan analisis ROI (return on
investment), NVP (net present value), dan analisis yang lain.
d).Biaya
Proses Kerja. Proses kerja administrasi kantor yang dilakukan oleh
organisasi tidak selalu memiliki tingkat efisiensi yang sama. Karena proses
yang tidak efisien, modifikasi harus dipertimbangkan. Beberapa efisiensi pada
proses kerja dapat dijelaskan dengan pengukuran kerja, penyederhanaan kerja,
dan analisis terhadap sistem dan prosedur. Dari pada mengontrol biaya proses
kerja yang tidak efisien, hasil yang lebih baik akan diperoleh jika dilakuakn
perbaikan teerhadap sistem dan prosedur yang mendasari peaksanaan kegiatan
administrasi perkantoran.Dalam mengembangkan proses kerja yang didesain untuk
meminimalkan biaya, harus dipertimbangkan hal-hal berikut :
·
Biaya kegiatan administrasi dengan
porses kerja yang lancar dapat diperkirakan lebih hemat dibandingkan dengan
biayakegiatan administrasi yang kurang teratur.
·
Pengontrolan biaya proses kerja harus
difokuskan pada pekerjaan yang melibatkan pegawai terbayak dan diikuti
dengan proses kerja yang melibatkan sedikit pegawai.
·
Proses kerja yang melibatkan backtraking
dan criss-crossing akan memerlukan lebih banyak biaya dibandingkan
proses kerja yang berupa garis lurus.
e).Biaya
Overhead. Karena beberapa overhead beragam - Misalnya penerangan,
AC, dan listrik. Hal tersebut hendaknya dapat dikontrol dengan membuat karyawan
sadar akan penggunaan peralatan yang optimal. Sebagai akibat dari peningkatan
kesadarn akan energi pada karyawan, beberapa program yang didesain untuk
konservas energi harus dikembangkan. Dalam banyak instansi, yang dibutuhkan
hanyalah kesadar akn biaya energi pada karyawan. Beberapa organisasi telah
memasyarakatkan kesadaran akan energi dengan mengadakan kontes pada tiap
departemen. Departemen yang menggunakan energi listrik terendah akan
mendapatkan penghargaan yang pada gilirannya akan memotivasi pegawai untuk
menghemat energi.
B. Pelaporan
1.Pengertian Pelaporan
Laporan mempunyai peranan
yang penting pada suatu organisasi karena dalam suatu organisasi dimana
hubungan antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari keberhasilan
organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan antara perseorangan dalam suatu
organisasi baik yang berupa hubungan antara atasan dan bawahan, ataupun antara
sesama karyawan yang terjalin baik maka akan bisa mewujudkan suatu sistem
delegation of authority dan pertanggungjawaban akan terlaksana secara effektif
dan efisien dalam organisasi.
Pengertian
laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu
kegiatan, pada dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung
jawab yang ditugaskan kepada si pelapor. Fakta yang disajikan merupakan bahan
atau keterangan berdasarkan keadaan objektif yang dialami sendiri oleh si
pelapor (dilihat, didengar, atau dirasakan sendiri) ketika si pelapor melakukan
suatu kegiatan.
Dalam pembuatan suatu
laporan formal, bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang baik, jelas dan
teratur. Bahasa yang baik tidak berarti bahwa laporan itu mempergunakan gaya
bahasa yang penuh hiasan, melainkan dari segi sintaksis bahasanya teratur,
jelas memperlihatkan hubungan yang baik antara satu kata dengan kata yang lain
dan antara satu kalimat dengan kalimat lain. Penggunaan kata ganti orang
pertama dan kedua harus dihindari, kecuali penggunaan kata ”kami” bila yang
menyampaikan laporan adalah suatu badan atau suatu tugas.
2.Prinsip-Prinsip Penulisan Laporan
Laporan pada dasarnya
adalah alat komunikasi juga. Supaya dapat digunakan sebagai alat komunikasi
yang efektif, sebuah laporan harus memenuhi syarat–syarat berikut ini.
a).Lengkap
Artinya data dan fakta yang ada dalam laporan harus lengkap
b).Jelas
Sebuah laporan disebut jelas bila uraian dalam laporan tidak memberi
peluang ditafsirkan secara berbeda oleh pembaca yang berbeda. Ini dapat dicapai
bila bahasa yang digunakan benar dan komunikatif
c).Benar / akurat
Data dan fakta yang salah dapat menuntun pembaca membuat suatu keputusan
yang salah. Jadi kebenaran dan keakuratan isi laporan sangat diperlukan.
d).Sistematis
Laporan harus diorganisasikan sedemikian rupa, dengan system pengkodean
yang teratur, sehingga mudah dibaca dan diikuti oleh pembaca. Laporan yang
sistematis juga menunjang unsur kejelasan yang sudah diciptakan oleh unsur –
unsur bahasa.
e).Objektif
Penulis laporan tidak boleh memasukkan selera pribadi ke dalam laporannya.
Pelapor harus bersikap netral dan memakai ukuran umum dalam minilai sesuatu.
Ketepatan waktu mutlak diperlukan, karena keterlambatan laporan bisa
mengakibatkan keterlambatan pengambilan keputusan.
3. Jenis Laporan
Laporan dapat digolongkan menurut :
Maksud pelaporan
1) Laporan informativ, yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberi
informasi dan bukan dimaksudkan untuk memberi analisis atau rekomendasi. Titik
pentingnya adalah pemberian informasi yang akurat dan terinci.
2) Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang di samping memberikan informasi
juga menyertakan pendapat si pelapor, dengan maksud memberikan rekomendsasi
(usul yang tidak mengikat). Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap
diperlukan supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.
3) Laporan analitis, yaitu laporan yang memuat sumbangan pikiran si
pelapor, bisa berupa pendapat atau saran, setelah melalui analitis yang matang
dan mendalam. Kebanyakan laporan akademis berada pada kategori ini.
4) Laporan Pertanggungjawaban, di mana si pelapor memberi gambaran
tentang pekerjaan yang sedang dilaksanakan (Progress report) atau sudah
dilaksanakan (bersifat evaluatif).
5) Laporan Kelayakan (feasibility report). Pelapor menganalisis suatu
situasi atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat
pilihan: layak atau tidak. Berbagai alternative dinanalisis, kemudian ditentukan
mana yang lebih baik.
Bentuk Laporan
1). Laporan berbentuk Memo; Biasanya laporan pendek yang memuat hal – hal
pokok saja, dan beredar di kalangan intern organisasi.
2).Laporan berbentuk Surat; Isinya lebih panjang daripada laporan yang
berbentuk memo, sekitar tiga lembar folio. Bisa ditujukan ke luar organisasi.
3).Laporan berbentuk naskah; Laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila
panjang dibuat dalam format buku, dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan
surat atau memo pengantar.
4).Laporan berbentuk Campuran; Laporan ini tidak lain gabungan antara
bentuk naskah dengan memo atau surat. Dibuat begini karena isinya cukup
kompleks sehingga harus dipadukan dengan bentuk naskah agar pengkodean bagian –
baiannya lebih mudah dilakukan.
5).Laporan berbentuk formulir.
6) Laporan berbentuk buku.
WaktuPenyampaian
1).Laporan Insidental; Laporan ini tidak disampaikan secara rutin, hanya
sekali- sekali saja dalam rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.
2).Laporan Periodik; Ditulis dalam suatu periode tertentu dan dinamai
sesuai periodenya pula. Contoh: Laporan harian, mingguan, bulanan dan
seterusnya.
BAB
III
PENUTUP
A.KESIMPULAN
Pelaporan administrasi
perkantoransanganpentingkarenabertujuan untuk pertanggung jawaban atas administrasi sebuah organisasi
atau perkantoran.
Tujuanutamadaripengawasanadalahmengusahakanapa yang
direncanakanmenjadikenyataan. Olehkarenaitu, agar system
pengawasanitubener-benerevektifartinyadapatmerealisasitujuan-tujuannya,
makasuatu system
setidak-tidaknyaharusdapatdengansegeramelaporkanadanyapenyimpangan-penyimpangandarirencana.
B.SARAN DAN KRITIK
Semogamakalah yang kami
buatdapatbermanfaatbagipembacadanmemahamisertamengertidenganpenjelasanpenjelasantentangpengawasanadministrasiperkantoransertapelaporanadministrasidanjikaterdapatsalah
kata mohondimaafkankarenamakalah kami masihjauhdarikesempurnaandan kami
mohonkepadapembacauntukmasukannyagunauntukmenyempurnakanmakalah kami
kedepannyasebab kami hanyamanusiabiasa yang tidakpernahlupuhdarikesalahan.
DAFTAR PUSTAKA
[1]Badri Sukoco,S.E., Manajemen
Administrasi Perkantoran Modern ( Penerbit Erlangga : Jakarta, 2006)
Halaman 129.